Stripe und sevdesk Integration - So gelingt die Buchhaltung

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die häufigsten Probleme bei der Integration von Stripe und sevdesk und wie Sie diese umgehen können.

Die Stripe-Auszahlung umfasst mehrere Vorgänge

Die Handhabung von Stripe-Auszahlungen kann auf den ersten Blick einfach erscheinen. Sie erhalten regelmäßig eine Überweisung auf Ihr Bankkonto, die Ihre Umsätze abzüglich der Stripe-Gebühren umfasst.
Das Problem: Hinter einer einzigen Überweisung verbergen sich meist mehrere Kundenzahlungen sowie diverse Gebühren, die durch Stripe erhoben wurden. Die intuitive Lösung, diese Gesamtüberweisung direkt gegen verschiedene Rechnungen und Belege zu verbuchen, funktioniert nur in wenigen, einfachen Fällen.

Behandeln Sie Stripe wie ein eigenes Bankkonto. Auf diesem Konto werden alle eingehenden Zahlungen und anfallenden Gebühren separat erfasst und einzeln mit den entsprechenden Belegen verbucht. Die Auszahlung von Stripe an Ihr tatsächliches Bankkonto stellt dann lediglich eine Umbuchung dar.

Die Zahlung des Kunden richtig verbuchen

Die korrekte Verbuchung von Kundenzahlungen ist für Ihre Buchhaltung und Umsatzsteuererklärung entscheidend.

Ein Beispiel: Ein Kunde zahlt 19 € für eine Leistung oder ein Produkt. Stripe erhebt hierauf eine Gebühr von 0,35 €, sodass Ihnen letztlich 18,65 € ausgezahlt werden. Es wäre ein Fehler, die Rechnung einfach auf 18,65 € zu reduzieren, denn dies hätte zwar keinen Einfluss auf Ihren Gewinn, würde jedoch zu einer unkorrekten Umsatzsteuererklärung führen.

Stattdessen müssen Sie die volle Einnahme von 19 € als Umsatz verbuchen. Die Stripe-Gebühr von 0,35 € wird separat als Betriebsausgabe erfasst. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass Ihre Umsatzsteuer auf den vollen Betrag der Kundenrechnung berechnet wird und Sie dem Finanzamt gegenüber korrekte Angaben machen.

Belege und Rechnungen

Stripe bietet für jede durchgeführte Zahlungstransaktion ein Receipt (Quittung) an. Auf den ersten Blick könnte es verlockend erscheinen, diese Quittungen direkt in die Buchhaltung zu übernehmen. Aber: Receipts sind keine korrekten Rechnungen nach deutschem Steuerrecht. Sie erfüllen nicht alle gesetzlichen Anforderungen, wie die detaillierte Aufschlüsselung der Umsatzsteuer.

Für eine ordnungsgemäße Rechnungserstellung können Sie Stripe Billing nutzen oder ein externes Tool zur Rechnungserstellung einbinden.

Bei der Nutzung von sevdesk ist zu beachten, dass direkt im System keine externen Rechnungen importiert werden können. Stattdessen muss man in sevdesk auf das Anlegen eines Einnahmenbelegs ausweichen, welcher in der Kategorie Belege zu finden ist. Obwohl es sich hierbei nicht um eine ‚klassische‘ Rechnung handelt, wird der Einnahmenbeleg steuerlich wie eine normale Rechnung behandelt und erfüllt somit die notwendigen buchhalterischen Anforderungen.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Für Verkäufe innerhalb Deutschlands gilt grundsätzlich der normale Umsatzsteuersatz von 19 %. Sie können diese Transaktionen daher in sevdesk einfach mit der Behandlung Umsatzsteuer ausgewiesen versehen.

Stripe erleichtert zudem das Verkaufen an Kunden im Ausland. Hierbei ist jedoch besondere Aufmerksamkeit auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren) zu legen, die greift, wenn Ihr Kunde Unternehmer ist und über eine gültige VAT-ID verfügt. Stripe Billing unterstützt Sie dabei, diese Regelung automatisch zu berücksichtigen.

Die Übertragung dieser Fälle nach sevdesk erfordert das Anlegen mehrerer spezifischer Umsatzsteuerregelungen, die bei der Erstellung von Belegen zum Einsatz kommen. Diese Regelungen sorgen dafür, dass die umsatzsteuerrelevanten Werte korrekt in die Felder der Umsatzsteuervoranmeldung eingetragen werden. Eine vollständige Erklärung, wie genau die Regelungen aussehen müssen, würde hier den Rahmen sprengen.

💡 Tipp

‍MiracleSync importiert nicht nur alle Daten von Stripe zu sevdesk, sondern erstellt auch die nötigen Umsatzsteuerregelungen und wendet diese an, wodurch der administrative Aufwand erheblich reduziert wird und mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft bleibt.

Kundendaten synchronisieren

In sevdesk besteht die Möglichkeit, Rechnungen sowohl mit als auch ohne zuvor angelegten Kunden zu erstellen. Während einfache Transaktionen leicht ohne spezifische Kundeninformationen abgebildet werden können, wird dies bei einem Export der Daten an Ihren Steuerberater zu Problemen führen.

Sie verlieren nicht nur die Freiheit, eigene Nummern für Kreditoren und Debitoren zu vergeben. Das Fehlen wichtiger Kundeninformationen, wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) bei internationalen Geschäften, verhindert eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung und auch die Zusammenfassende Meldung (ZM).

‍Übertragen Sie daher unbedingt Ihre Kunden nach sevdesk.

Stripe-Gebühren

Für jede Zahlung, die über Stripe abgewickelt wird, fallen spezifische Gebühren an. Diese Kosten werden von Stripe in einem monatlichen Beleg zusammengefasst, der in der Regel am fünften oder sechsten Tag des Folgemonats bereitgestellt wird.

Es ist wichtig, dass der Beleg zu den entsprechenden Transaktionen zugeordnet wird, um eine exakte Nachverfolgung zu gewährleisten.

Ferner unterliegen die Stripe-Gebühren einer speziellen Umsatzsteuerregelung, dem sogenannten Reverse-Charge-Verfahren: Die Umsatzsteuer wird nicht von Stripe, sondern vom Leistungsempfänger im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldung abgeführt. Um diese Regelung in Ihrer Buchhaltung korrekt abzubilden, müssen Sie entsprechende Umsatzsteuerregelungen in sevdesk anlegen, die diese Gebühren korrekt verbuchen und in der Umsatzsteuererklärung ausweisen.

Paypal-Gebühren

Wenn Sie PayPal als Zahlungsoption über Stripe nutzen, müssen die Paypal-Gebühren separat betrachtet werden. Obwohl diese Gebühren über Stripe abgeführt werden, erfolgt die tatsächliche Zahlung an PayPal. Es ist daher erforderlich, dass Sie diese Gebühren einzeln verbuchen.

PayPal-Gebühren sind als Bankdienstleistungen von der Umsatzsteuer befreit, was entsprechend in der Verbuchung abgebildet werden muss.

Technische Anbindung

Wir haben die korrekte Behandlung thematisiert, aber bisher nicht, wie die Daten von Stripe zu sevdesk gelangen.

Die technische Anbindung von Stripe an sevdesk stellt eine Herausforderung dar, da es keine offizielle Direktverbindung zwischen diesen beiden Systemen gibt. Um dennoch eine effiziente Datenübertragung zu ermöglichen, gibt es verschiedene Ansätze, die Sie in Betracht ziehen können:

CSV-Import: Eine der einfacheren Methoden ist der Import von Transaktionsdaten aus Stripe in Form von CSV-Dateien. Hier müssen Sie regelmäßig die relevanten Transaktionsdaten aus Stripe exportieren und anschließend in sevdesk importieren. Der Nachteil liegt in der fehleranfälligen manuellen Ausführung, die Zeit beansprucht. Auch passt der CSV-Export nicht von Haus aus, sondern muss manuell bereinigt werden.
Eigenentwicklung einer Anbindung: Sowohl Stripe als auch sevdesk bieten eine API-Schnittstelle an. Wenn Sie über die notwendigen technischen Ressourcen verfügen, können Sie eine individuelle Anbindung zwischen Stripe und sevdesk programmieren. Dies erfordert eine genaue Kenntnis der beider Systeme. Beachten Sie die sichere Handhabung der API-Schlüssel, da diese besonders sensible Daten darstellen. Diese Lösung bietet den Vorteil der Automatisierung und kann auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.
Nutzung eines Tools wie MiracleSync: MiracleSync ist ein kostenpflichtiges Tool, das speziell entwickelt wurde, um die Lücke zwischen Stripe und sevdesk zu schließen. Es bietet eine nahtlose und automatisierte Integration, die es ermöglicht, Daten direkt und ohne manuellen Aufwand zu übertragen und korrekt zu verbuchen.

Jede dieser Optionen hat ihre Vor- und Nachteile, abhängig von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, der Verfügbarkeit technischer Ressourcen und der gewünschten Automatisierungsstufe. Wählen Sie die Option, die am besten zu Ihrer Betriebsstruktur und Ihren Abläufen passt.

Fazit

Die Integration von Stripe und sevdesk in die Buchhaltung kann eine Herausforderung darstellen, doch für jedes Problem gibt es geeignete Lösungen.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

Behandeln Sie Stripe wie ein eigenes Bankkonto.
Die Stripe-Auszahlungen sind nur Umbuchungen.
Verbuchen Sie jede Kundenzahlung einzeln.
Verwechseln Sie Receipts nicht mit Rechnungen.
Importieren Sie Stripe-Rechnungen als Einnahmenbelege.
Beachten Sie die Umsatzsteuerbehandlung, falls Sie Kunden im Ausland haben.
Verbuchen Sie die Stripe-Gebühren jeden Monat getrennt und beachten Sie die Umkehr der Steuerschuld.
Importieren Sie alle Kunden, der Name allein reicht nicht.

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