Wie Sie Stripe-Daten nach DATEV Unternehmen online exportieren

Sie nutzen Stripe für die Zahlungsabwicklung und haben vermutet, die Daten einfach nach DATEV exportieren zu können?
Leider nein; während deutsche Software-Anbieter meistens einen eigenen DATEV-Export zur Verfügung stellen, gibt es bei Stripe keinen eigenen Weg dafür.

Zielsetzung

Das Hauptziel besteht darin, alle erforderlichen Informationen korrekt und vollständig zu übertragen, wobei der Aufwand für Nacharbeiten minimiert werden soll. Idealerweise sollte es keine nachträglichen Umbuchungen oder händische Zuordnungen von Belegbildern geben müssen.

Auch wenn dies im Zweifel von Ihrem Steuerberater erledigt werden würde, können bei manueller Nachbuchung immer Fehler entstehen, die erst Jahre später bemerkt werden.

Wie gelangen Sie an die Daten aus Stripe?

Option 1: Exporte

Eine naheliegende Möglichkeit, an die Daten zu gelangen, ist der Export direkt aus Stripe. Hier stellt sich jedoch die Frage, ob dies tatsächlich praktikabel ist. Der Export liefert die benötigten Informationen, allerdings nicht in einem DATEV-kompatiblen Format.

Bei einer geringen Anzahl von Transaktionen könnte ein Steuerberater die Buchungssätze manuell nachbuchen. Eine manuelle Übertragung in ein DATEV-kompatibles Dateiformat ist jedoch nur Personen mit ausgeprägten technischen und fachlichen Kenntnissen zu empfehlen.

Option 2: Die Schnittstelle

Stripe bietet eine umfangreiche und gut dokumentierte API-Schnittstelle, die allen Kunden zur Verfügung steht. Über verschiedene Endpunkte können sämtliche Informationen abgerufen werden, die für eine saubere Buchhaltung notwendig sind, darunter Transaktionen, Rechnungen, Stornos und deren steuerliche Behandlung.

Viele Softwarelösungen nutzen diese Schnittstelle, um den Buchungsprozess zu automatisieren. Allerdings sollte die Authentifizierung über eingeschränkte Schlüssel oder OAuth erfolgen. Verwenden Sie niemals uneingeschränkte Schlüssel in Software, die nicht von Ihnen selbst entwickelt wurde.

Wie funktioniert der Import nach DATEV?

Option 1: Datei-Import

Die einfachste Methode, die Daten nach DATEV zu importieren, ist der Datei-Import. Hierbei müssen die Dateien allerdings im DATEV-Format vorliegen. Es ist möglich, Transaktionen und Rechnungsdaten in derselben Datei zu übermitteln. Weitere Informationen dazu finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.

Option 2: Online-Services

Eine weitere Möglichkeit bieten die DATEV-Online-Services. Diese sind jedoch nicht so einfach zu handhaben, wie man es von Schnittstellen anderer Tools kennt. Es muss ein individueller Installations- und Authentifizierungsprozess durchlaufen werden und auch dann ist das Handling innerhalb von DATEV genau so, als würde man eine Datei hochladen.

Es gibt mehrere DATEV-Datenservices, die verschiedene Teilbereiche der Stripe-Buchhaltung abdecken können. Für diesen Zweck eignet sich am besten der Buchungsdatenservice, da er alle notwendigen Daten (Belegbilder, Belegdaten, Stammdaten) verarbeiten kann.

Falls es Ihnen lediglich um die Rechnungen geht, könnten Sie auch den Rechnungsdatenservice nutzen. Allerdings ist dann die Zuordnung der Transaktionen nicht möglich, was manuellen Aufwand für Ihren Steuerberater darstellen würde.

Die Sache mit den Belegbildern

Umgangssprachlich bezeichnet das Wort „Rechnung“ sowohl das Dokument (Papier oder PDF) als auch die darin enthaltenen Informationen (Kunde, Preis, Steuern etc.). Im Kontext von Stripe ist eine Rechnung eine logische Entität, aus der zusätzlich ein PDF generiert werden kann. In DATEV möchten Sie sowohl die strukturierten Informationen als auch die PDF-Belegbilder haben. Es ist wichtig, dass die Belegbilder den entsprechenden Buchungen zugeordnet sind, da dies manuell sehr aufwendig sein kann.

Hier gibt es zwei Optionen:

Beleg2Buchung: Ein Programm, das CSV-Daten und PDFs einlesen und eine von DATEV lesbare Zuordnung ausgeben kann.
Selbst implementieren: Erstellen Sie eine XML-Datei, die die PDF-Dateien den CSV-Einträgen zuordnet. Hier finden Sie die Dokumentation. Eine genaue Implementierungsanleitung würde jedoch den Rahmen dieses Beitrags sprengen.

Wie fügt sich alles zusammen?

Da nun die notwendigen Schnittstellen geklärt sind, stellt sich noch die Frage, wie eine Stripe DATEV Integration ganzheitlich aussieht. Hier gibt es zwei Herangehensweisen:

Eine eigene Lösung entwickeln

Technisch ist es nicht besonders schwierig, eine eigene Lösung zu entwickeln, erfordert jedoch detaillierte Kenntnisse der Stripe-API und des DATEV-Formats, was den Prozess sehr zeitintensiv machen kann. Seien Sie besonders vorsichtig im Umgang mit den API-Schlüsseln.

Kostenpflichtige Software nutzen

Es gibt mehrere Softwareanbieter, die den Transfer von Stripe zu DATEV erleichtern. Wir, die Autoren dieses Blogbeitrags, haben MiracleSync entwickelt, um das Problem buchhalterisch korrekt zu lösen. Hier können Sie MiracleSync kostenlos testen.

Es gibt aber auch andere Anbieter. Zu den bekanntesten gehören:

Pathway Solutions
Digitastic
PayJoe

Auch bei der Nutzung einer Softwarelösung ist zu Beginn eine enge Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei erforderlich. Mindestens müssen die Berater- und Mandantennummern eingetragen werden, eventuell sind auch individuelle Buchungskonten für bestimmte Sachverhalte notwendig.

Fazit

Ob Sie sich für die Entwicklung einer eigenen Lösung oder den Kauf einer fertigen Software entscheiden, hängt von Ihren Ressourcen und Präferenzen ab.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

Sie können die Daten per Datei-Export oder per Schnittstelle aus Stripe herausbekommen, wobei die Schnittstelle besser geeignet ist.
Sie können die Daten per Datei-Import oder per Online-Service nach DATEV importieren. Meistens ist der Datei-Upload simpler.
Wenn Sie sich für eine Eigenentwicklung entscheiden, achten Sie besonders darauf, Ihren Api-Schlüssel nicht versehentlich zu veröffentlichen.
Auch bei einer kostenpflichtigen Softwarelösung benötigen Sie einige Informationen von Ihrem Steuerberater.