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Stripe mit Lexware Office verbinden

Sie empfangen Zahlungen mit Stripe und machen Ihre Buchhaltung mit Lexware Office (vormals LexOffice)?
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die häufigsten Probleme bei der Integration von Stripe und Lexware Office und wie Sie diese umgehen können.
Disclaimer: Auch wenn hier steuerliche Themen angerissen werden, ersetzt dieser Beitrag keine steuerliche Beratung und wurde auch nicht von einem Steuerberater verfasst.

Die Stripe-Auszahlung umfasst mehrere Vorgänge

Die Handhabung von Stripe-Auszahlungen kann auf den ersten Blick einfach erscheinen. Sie erhalten regelmäßig eine Überweisung auf Ihr Bankkonto, die Ihre Umsätze abzüglich der Stripe-Gebühren umfasst.
Das Problem: Hinter einer einzigen Überweisung verbergen sich meist mehrere Kundenzahlungen sowie diverse Gebühren, die durch Stripe erhoben wurden. Die intuitive Lösung, diese Gesamtüberweisung direkt gegen verschiedene Rechnungen und Belege zu verbuchen, funktioniert nur in wenigen, einfachen Fällen.
Behandeln Sie Stripe wie ein eigenes Bankkonto. Auf diesem Konto werden alle eingehenden Zahlungen und anfallenden Gebühren separat erfasst und einzeln mit den entsprechenden Belegen verbucht. Die Auszahlung von Stripe an Ihr tatsächliches Bankkonto stellt dann lediglich eine Umbuchung dar.

Die Zahlung des Kunden richtig verbuchen

Die korrekte Verbuchung von Kundenzahlungen ist für Ihre Buchhaltung und Umsatzsteuererklärung entscheidend.
Ein Beispiel: Ein Kunde zahlt 19 € für eine Leistung oder ein Produkt. Stripe erhebt hierauf eine Gebühr von 0,35 €, sodass Ihnen letztlich 18,65 € ausgezahlt werden. Es wäre ein Fehler, die Rechnung einfach auf 18,65 € zu reduzieren, denn dies hätte zwar keinen Einfluss auf Ihren Gewinn, würde jedoch zu einer unkorrekten Umsatzsteuererklärung führen.
Stattdessen müssen Sie die volle Einnahme von 19 € als Umsatz verbuchen. Die Stripe-Gebühr von 0,35 € wird separat als Betriebsausgabe erfasst. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass Ihre Umsatzsteuer auf den vollen Betrag der Kundenrechnung berechnet wird und Sie dem Finanzamt gegenüber korrekte Angaben machen.

Belege und Rechnungen

Stripe bietet für jede durchgeführte Zahlungstransaktion ein Receipt (Quittung) an. Auf den ersten Blick könnte es verlockend erscheinen, diese Quittungen direkt in die Buchhaltung zu übernehmen.
Aber: Receipts sind keine korrekten Rechnungen nach deutschem Steuerrecht. Sie erfüllen nicht alle gesetzlichen Anforderungen, wie die detaillierte Aufschlüsselung der Umsatzsteuer.
Für eine ordnungsgemäße Rechnungserstellung können Sie Stripe Billing nutzen oder ein externes Tool zur Rechnungserstellung einbinden.
Bei der Nutzung von Lexware Office ist zu beachten, dass direkt im System keine externen Rechnungen importiert werden können. Stattdessen muss man in Lexware Office auf das Anlegen eines Einnahmenbelegs ausweichen, welcher in der Kategorie Belege zu finden ist. Auch wenn Lexware dies nicht Rechnung nennt, wird der Einnahmenbeleg steuerlich wie eine normale Rechnung behandelt und erfüllt somit die notwendigen buchhalterischen Anforderungen.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Für Verkäufe innerhalb Deutschlands gilt grundsätzlich der normale Umsatzsteuersatz von 19 %. Sie können diese Transaktionen daher in Lexware Office einfach mit der Behandlung Umsatzsteuer ausgewiesen versehen.
Stripe erleichtert zudem das Verkaufen an Kunden im Ausland. Hierbei ist jedoch besondere Aufmerksamkeit auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren) zu legen, die greift, wenn Ihr Kunde Unternehmer ist und über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt. Stripe Billing unterstützt Sie dabei, diese Regelung automatisch zu berücksichtigen.

Kundendaten synchronisieren

In Lexware Office werden Belege mit Kontakten verknüpft. Sie haben hier zwei Möglichkeiten:
  1. Jeden Stripe-Kunden einzeln als Kontakt in Lexware Office anlegen
  2. Einen Sammel-Kontakt anlegen, der für alle Stripe-Kunden genutzt wird
Im B2B kann es sogar notwendig sein, einzelne Kontakte anzulegen, da die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern einzeln erfasst werden müssen, um eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung sowie eine Zusammenfassende Meldung (ZM) zu erstellen.
Für ein B2C-Geschäft mit tausenden Neukunden kann dieses Vorgehen aber schnell Ihr Lexware-Konto überfluten, ohne einen Mehrwert zu stiften.
Faustformel: Nutzen Sie im B2B einzelne Kontakte und im B2C einen Sammel-Kontakt.

Stripe-Gebühren

Für jede Zahlung, die über Stripe abgewickelt wird, fallen spezifische Gebühren an. Diese Kosten werden von Stripe in einem monatlichen Beleg zusammengefasst, der in der Regel am fünften oder sechsten Tag des Folgemonats bereitgestellt wird.
Es ist wichtig, dass der Beleg den entsprechenden Transaktionen zugeordnet wird, um eine exakte Nachverfolgung zu gewährleisten.
Ferner unterliegen die Stripe-Gebühren einer speziellen Umsatzsteuerregelung, dem sogenannten Reverse-Charge-Verfahren: Die Umsatzsteuer wird nicht von Stripe, sondern vom Leistungsempfänger im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldung abgeführt. Dies muss in der Umsatzsteuererklärung entsprechend ausgewiesen werden.

Paypal-Gebühren

Wenn Sie PayPal als Zahlungsoption über Stripe nutzen, müssen die Paypal-Gebühren separat betrachtet werden. Obwohl diese Gebühren über Stripe abgeführt werden, erfolgt die tatsächliche Zahlung an PayPal.
Es ist daher erforderlich, dass Sie diese Gebühren einzeln verbuchen. PayPal-Gebühren sind als Bankdienstleistungen von der Umsatzsteuer befreit, was entsprechend in der Verbuchung abgebildet werden muss.

Technische Anbindung

Wir haben die korrekte Behandlung thematisiert, aber bisher nicht, wie die Daten von Stripe zu Lexware Office gelangen.
Die technische Anbindung von Stripe an Lexware Office stellt eine Herausforderung dar, da es keine native Direktverbindung zwischen diesen beiden Systemen gibt. Um dennoch eine effiziente Datenübertragung zu ermöglichen, gibt es verschiedene Ansätze:
  • CSV-Import: Regelmäßiger Export von Stripe-Transaktionen und manueller Import in Lexware. Nachteil: fehleranfällig und zeitaufwendig, da die CSV-Dateien vor dem Import angepasst werden müssen.
  • Eigenentwicklung einer Anbindung: Über Stripe-API und Lexware-API kann ein eigenes Tool entwickelt werden. Wichtig: sichere Handhabung der API-Schlüssel! Benötigt Lexware-Tarif XL. Die Transaktionen müssen z.B. über die Stripe-API gezogen, dann in passende CSVs umgewandelt und hochgeladen werden.
  • Nutzung eines Tools wie MiracleSync: MiracleSync ist eine kostenpflichtige, automatisierte Lösung, die Stripe direkt mit Lexware verbindet – ganz ohne manuelle Exporte.
Fazit: Die Wahl der richtigen Methode hängt von Ihren Ressourcen und dem Automatisierungsgrad ab, den Sie erreichen möchten.

Fazit

Die Integration von Stripe und Lexware Office in die Buchhaltung kann eine Herausforderung darstellen, doch für jedes Problem gibt es geeignete Lösungen.
Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
  • Behandeln Sie Stripe wie ein eigenes Bankkonto.
  • Die Stripe-Auszahlungen sind nur Umbuchungen.
  • Verbuchen Sie jede Kundenzahlung einzeln.
  • Verwechseln Sie Receipts nicht mit Rechnungen.
  • Importieren Sie Stripe-Rechnungen als Einnahmenbelege.
  • Beachten Sie die Umsatzsteuerbehandlung, falls Sie Kunden im Ausland haben.
  • Entscheiden Sie klug, ob Sie Einzel- oder Sammel-Kontakte anlegen.
  • Verbuchen Sie die Stripe-Gebühren jeden Monat getrennt und beachten Sie die Umkehr der Steuerschuld.
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