Mollie DATEV: Zahlungen richtig verbuchen

Mollie und DATEV: Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen richtig verbuchen

Wer Mollie für Zahlungen nutzt, sieht auf dem Bankkonto häufig nur eine Sammelauszahlung. Für die Buchhaltung muss jedoch erkennbar bleiben, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche Gebühren oder Rückerstattungen den ausgezahlten Betrag verändert haben. Der Zusammenhang zwischen Mollie und DATEV beginnt deshalb bei den einzelnen Geschäftsvorfällen.

Dieser Ratgeber erklärt die Buchungslogik, die benötigten Berichte und die Möglichkeiten der Datenübertragung. Ein Beispiel und eine Prüfliste helfen Ihnen, die Mollie-Buchhaltung gemeinsam mit Ihrer Steuerkanzlei nachzuvollziehen.

Das Wichtigste zur Mollie-Buchhaltung in Kürze

• Kundenzahlung, Gebühr und Bankauszahlung sind getrennte Vorgänge.
• Ausgangsrechnungen müssen zusätzlich zu den Zahlungsdaten vorliegen.
• Ein Mollie-Verrechnungskonto macht Saldenbewegungen nachvollziehbar.
• Mollie bietet Saldenberichte im DATEV-Format an.
• Eine DATEV-Schnittstelle kann Abläufe automatisieren; die Prüfung der Buchhaltung bleibt erforderlich.

Warum der Bankeingang allein nicht ausreicht

Mollie ist ein Zahlungsdienstleister. Er verarbeitet Zahlungen, beispielsweise per Kreditkarte oder Klarna, und dokumentiert die zugehörigen Geldbewegungen. Daraus entsteht noch keine vollständige Finanzbuchhaltung.

Sammelauszahlungen enthalten mehrere Vorgänge

Eine Auszahlung kann zahlreiche Kundenzahlungen umfassen. Gleichzeitig können Gebühren, Rückzahlungen und Korrekturen verrechnet sein. Die Gutschrift auf dem Bankkonto entspricht daher häufig weder einer einzelnen Rechnung noch dem gesamten Rechnungsumsatz.

Wenn Ihre Rechnungen bereits aus dem Shop nach DATEV gelangen, dürfen Sie die Auszahlung nicht erneut als Erlös buchen. Andernfalls entstehen doppelte Erlöse, obwohl das Geld nur einmal vereinnahmt wurde.

Zahlung und Auszahlung liegen nicht immer im selben Monat

Eine Zahlung Ende November kann erst im Dezember auf Ihrem Bankkonto ankommen. Zusätzlich können Beträge noch nicht verfügbar oder vorübergehend einbehalten sein. Ein offener Mollie-Saldo zum Monatsende ist daher nicht automatisch ein Buchungsfehler.

Für die zeitliche Zuordnung sind der Geschäftsvorfall und Ihre Buchführungs- und Besteuerungsart maßgeblich. Allein das Datum der Bankauszahlung reicht dafür nicht aus.

Welche Daten Sie für Mollie und DATEV benötigen

Saldenbericht und Auszahlungsbericht unterscheiden

Der Saldenbericht betrachtet die Bewegungen innerhalb eines Zeitraums. Der Auszahlungsbericht erklärt eine konkrete Überweisung. Beide Perspektiven ergänzen sich bei der Kontrolle Ihrer Mollie-Buchhaltung. [1][2]

Der allgemeine Transaktionsexport ist davon zu unterscheiden. Mollie empfiehlt ihn vor allem für Analysezwecke und nicht als primäre Grundlage der Buchhaltung. [3]

Rechnungsdaten müssen zur Zahlung passen

Eine Mollie-Zahlung ersetzt keinen Verkaufsbeleg. Stellen Sie fest, welches System Ihre Ausgangsrechnungen erzeugt und welche Daten bereits nach DATEV übertragen werden.

Für die Zuordnung sind etwa Rechnungsnummer, Mollie-Zahlungs-ID und Debitor wichtig. Eine Bestellnummer aus dem E-Commerce ist nicht zwingend mit der Rechnungsnummer identisch. Ihre Kanzlei sollte deshalb wissen, welche Referenz für den Abgleich zuverlässig verwendet werden kann.

Das gilt auch für Abos oder mehrere Rechnungen zu einer Bestellung. Dokumentieren Sie, ob eine Zahlung eine Rechnung vollständig, nur teilweise oder mehrere Forderungen gemeinsam ausgleicht.

Mollie-Zahlungen über ein Verrechnungskonto verbuchen

Ein separates Mollie-Verrechnungskonto bildet den Geldbestand beim Zahlungsdienstleister buchhalterisch ab. Zahlungseingänge erhöhen diesen Bestand; Gebühren, Rückzahlungen und Auszahlungen vermindern ihn.

Die konkreten Konten und die Kontierung legt Ihre Steuerkanzlei passend zur vorhandenen DATEV-Buchhaltung fest. Wichtig ist, Rechnungsbuchung und Zahlungsausgleich aufeinander abzustimmen.

Beispiel: 100 Euro bezahlt, 98 Euro ausgezahlt

Eine Kundenrechnung über 100 Euro ist bereits auf einem Debitorenkonto gebucht. Der Kunde bezahlt über Mollie. Bei angenommenen Gebühren von 2 Euro werden anschließend 98 Euro ausgezahlt.

Die Kundenforderung ist beglichen, die Gebühr gesondert erfasst und das Verrechnungskonto in diesem Beispiel ausgeglichen. Die Auszahlung erzeugt keinen weiteren Verkauf.

Die Gebühr ist frei gewählt. Das Beispiel zeigt weder die ursprüngliche Erlösbuchung noch die umsatzsteuerliche Behandlung der Gebühr und ist kein vorgegebenes Kontierungsschema.

Gebühren, Erstattungen und Chargebacks berücksichtigen

Gebühren mit der Monatsrechnung abstimmen

Mollie zieht Gebühren in der Regel bereits vom Guthaben ab. Die spätere Monatsrechnung dokumentiert diese Kosten und kann zusätzlich Rundungen oder Korrekturen enthalten. Ein Rechnungsbetrag von null als noch zu zahlender Betrag bedeutet deshalb nicht, dass keine Kosten entstanden sind. [4]

Vermeiden Sie, denselben Aufwand sowohl aus den Zahlungsdaten als auch aus der Gebührenrechnung erneut zu erfassen. Die Rechnung muss mit den bereits berücksichtigten Gebühren zusammenpassen.

Ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird oder ein Reverse-Charge-Sachverhalt vorliegt, richtet sich nach der konkreten Leistung und Rechnung. Ziehen Sie nicht pauschal deutsche Vorsteuer aus allen Mollie-Gebühren.

Rückzahlungen sind nicht immer Rechnungsstornos

Bei Erstattungen müssen ursprüngliche Zahlung und zugehöriger Korrekturbeleg nachvollziehbar bleiben. Teilrückzahlungen dürfen nicht automatisch den gesamten Rechnungsbetrag ausgleichen.

Ein Chargeback ist eine Rückbelastung und kann einen anderen rechtlichen oder wirtschaftlichen Hintergrund haben als eine gewöhnliche Erstattung. Prüfen Sie mit der Kanzlei, ob die Forderung weiterbesteht, eine Rechnungskorrektur erforderlich ist oder zusätzliche Kosten anfallen.

Mollie nach DATEV übertragen: Welche Wege gibt es?

Manueller DATEV-Export aus Mollie

Im Mollie-Dashboard können Sie unter den Berichten den Saldenbericht auswählen und für den gewünschten Tag oder Monat im DATEV-Format exportieren. Die Datei wird anschließend in einer geeigneten DATEV-Rechnungswesen-Anwendung eingelesen. [5]

Die Standardkontierung des Mollie-DATEV-Exports basiert auf SKR04 und verwendet einen Sammeldebitor. Sie passt deshalb nicht automatisch zu jeder individuellen Debitorenbuchhaltung. Stimmen Sie Konten und Referenzen vor dem ersten Import ab.

Bewahren Sie die Originaldatei auf und dokumentieren Sie Änderungen. Wiederholte Importe desselben Zeitraums dürfen keine zusätzlichen Buchungen erzeugen.

Automatisierte Verarbeitung über eine DATEV-Schnittstelle

Auch eine automatisierte Übernahme von Mollie-Zahlungsdaten in DATEV ist möglich. Dabei werden Daten aufbereitet und als Buchungsvorschläge für DATEV-Rechnungswesen-Programme bereitgestellt. Dazu gehört auch der Abgleich mit vorhandenen Rechnungsbuchungen. [6]

Eine Schnittstelle ersetzt allerdings weder fehlende Rechnungen noch die Prüfung unklarer Zuordnungen. Ob Daten vollständig verarbeitet werden, hängt unter anderem von den Referenzen, Einstellungen und unterstützten Geschäftsvorfällen ab.

Bei API-basierten Abläufen sind außerdem Zugriffsrechte und Datenumfang zu prüfen. Ein Zugang zu einzelnen Zahlungen bedeutet nicht automatisch Zugriff auf sämtliche Salden- und Gebühreninformationen.

Belege und Buchungsstapel getrennt betrachten

Ein DATEV-Buchungsstapel enthält strukturierte Buchungsinformationen. Ein Belegbild dokumentiert dagegen den zugrunde liegenden Geschäftsvorfall. Eine Übertragung von Zahlungsdaten ist daher keine Zusage, dass alle Belege ebenfalls verfügbar sind.

DATEV Unternehmen online und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übernehmen unterschiedliche Aufgaben. Klären Sie mit der Kanzlei, wo Belege abgelegt werden und in welcher Anwendung die Buchungsstapel verarbeitet werden.

So bereiten Sie den ersten Abgleich vor

1. Bereits vorhandene Buchungen feststellen

Prüfen Sie, ob Ausgangsrechnungen aus dem Shop, der Warenwirtschaft oder einer Faktura bereits nach DATEV gelangen. Legen Sie fest, ob der neue Datenfluss nur Zahlungen zuordnet oder auch noch fehlende Erlöse erfassen muss.

2. Konten, Referenzen und Zeitraum festlegen

Stimmen Sie Mollie-Verrechnungskonto, Gebührenkontierung, Debitoren und den Beginn der Verarbeitung ab. Die Einrichtung sollte auch den Anfangssaldo berücksichtigen. Eine klare zeitliche Grenze hilft, Überschneidungen mit bisherigen Importen zu vermeiden.

3. Einen vollständigen Monat kontrollieren

Vergleichen Sie die erfassten Zahlungen mit Rechnungen, Gebührenrechnung, Saldenbericht und Bankauszahlungen. Prüfen Sie zusätzlich Rückbelastungen und noch nicht ausgezahlte Beträge. Erst ein vollständig nachvollziehbarer Zeitraum zeigt, ob der Ablauf funktioniert.

Prüfliste für den Monatsabschluss

Für den Saldenabgleich gilt vereinfacht:

Anfangssaldo + Zugänge − Rückzahlungen − Gebühren ± Korrekturen − Auszahlungen = Endsaldo.

Berücksichtigen Sie dabei auch zusätzliche Einzahlungen, Reserven und andere relevante Saldenbewegungen.

• Sind die Rechnungen zu den Kundenzahlungen vorhanden?
• Stimmen Zahlungsreferenzen und Rechnungsnummern überein?
• Sind Gebühren genau einmal als Aufwand berücksichtigt?
• Sind Auszahlungen dem jeweiligen Bankeingang zugeordnet?
• Sind Erstattungen und Chargebacks nachvollziehbar?
• Ist das verbleibende Mollie-Guthaben zum Stichtag erklärt?

Häufige Fragen zu Mollie und DATEV

Ist eine Mollie-DATEV-Schnittstelle zwingend notwendig?

Nein. Auch ein manueller Ablauf mit geeigneten Berichten und DATEV-Dateien ist möglich. Bei vielen Transaktionen kann Automatisierung wiederkehrende Arbeit reduzieren. Entscheidend sind vollständige Belege, passende Kontierung und ein regelmäßiger Abgleich.

Kann ich die Nettoauszahlung als Umsatz buchen?

Nicht pauschal. Sie kann Gebühren und Rückzahlungen enthalten und mehrere Rechnungen betreffen. Wenn die Erlöse bereits erfasst sind, wäre eine weitere Umsatzbuchung doppelt. Die Auszahlung ist vom zugrunde liegenden Verkauf zu unterscheiden.

Sind PayPal-Zahlungen in den Mollie-Dateien enthalten?

Laut Mollie fehlen PayPal-Transaktionen und entsprechende Rückerstattungen in den beschriebenen Exportdateien. Prüfen Sie diesen Zahlungsweg deshalb gesondert. Das Angebot einer Zahlungsart im Checkout bedeutet nicht, dass jeder Bericht ihre Daten enthält. [3]

Reicht die Mollie-Gebührenrechnung für DATEV aus?

Nein. Sie belegt die Kosten des Zahlungsdienstleisters. Für die übrige Buchhaltung werden zusätzlich die Verkaufsrechnungen, die Zahlungsinformationen und gegebenenfalls Korrekturbelege benötigt.

Muss das Mollie-Verrechnungskonto am Monatsende null sein?

Nein. Noch nicht ausgezahltes Guthaben kann einen nachvollziehbaren Saldo begründen. Kontrolliert wird, ob der Kontenbestand zu den Mollie-Bewegungen und dem jeweiligen Stichtag passt, nicht ob er grundsätzlich null beträgt.

Fazit: Entscheidend ist der vollständige Zahlungsweg

Eine nachvollziehbare Mollie-DATEV-Verarbeitung verbindet Rechnung, Zahlung, Gebühr und Auszahlung. Ein Verrechnungskonto und passende Berichte erleichtern den Abgleich. Ob Sie Dateien manuell übernehmen oder eine Schnittstelle einsetzen: Die Mollie-Buchhaltung muss zu den bereits vorhandenen Rechnungsbuchungen und zum Ablauf Ihrer Kanzlei passen.

Weitere Mollie-Ratgeber

Für andere Buchhaltungssysteme erläutern unsere Ratgeber, wie Sie Mollie-Zahlungen in Lexware Office verbuchen und Mollie-Zahlungen mit sevdesk abstimmen.

Quellen

1. Mollie: Balance Report.
2. Mollie: Settlement Report.
3. Mollie: Export von Saldo, Transaktionen und Auszahlungen.
4. Mollie: Kosten auf der Gebührenrechnung.
5. Mollie: DATEV-Export und Standardkontierung.
6. DATEV: Übernahme von Mollie-Zahlungsdaten.