Mollie und Lexware Office: Zahlungen und Gebühren richtig verbuchen
Mollie verarbeitet Zahlungen, Lexware Office erfasst Rechnungen und Buchhaltung. Damit beide Datenbestände zusammenpassen, müssen Sie Kundenzahlungen, Gebühren und Bankauszahlungen unterscheiden. Eine Sammelauszahlung allein zeigt nicht, welche Rechnungen beglichen wurden.
Warum die Auszahlung nicht dem Rechnungsbetrag entspricht
Mollie kann vor der Überweisung Gebühren und Rückerstattungen verrechnen. Der Bankeingang ist deshalb häufig niedriger als die Summe der Verkäufe.
Erfassen Sie bereits vorhandene Erlöse nicht erneut als Umsatz. Die Auszahlung muss zu den zugrunde liegenden Belegen passen.
Welche Unterlagen benötigen Sie?
Halten Sie Verkaufsrechnungen, Korrekturbelege, Mollie-Abrechnungen und Gebührenbelege bereit. Der Auszahlungsbericht erklärt eine konkrete Auszahlung; der Saldenbericht betrachtet einen Zeitraum. [1]
„Mollie-Rechnungen“ meint häufig die Gebührenrechnungen des Zahlungsanbieters. Diese ersetzen weder Ihre Kundenrechnungen noch den Nachweis, welche Forderung bezahlt wurde.
Mollie-Auszahlungen in drei Schritten zuordnen
1. Belege vollständig erfassen
Übernehmen Sie die Rechnungen aus Ihrem Shop oder Ihrer Rechnungssoftware nach Lexware Office. Erfassen Sie auch Rückerstattungen mit passenden Korrekturbelegen beziehungsweise Einnahmenminderungen.
Prüfen Sie, ob diese Belege bereits vorliegen, bevor Sie sie erneut anlegen.
2. Bankumsatz mit den Belegen verbinden
Öffnen Sie in Lexware Office Finanzen → Umsätze und wählen Sie bei der betreffenden Auszahlung die manuelle Zuordnung. Markieren Sie anhand der Mollie-Abrechnung die zusammengehörigen Einnahmen- und Ausgabenbelege. [2]
Bei einer positiven Auszahlung wählen Sie zuerst einen Einnahmenbeleg. Kontrollieren Sie anschließend die verbleibende Differenz.
3. Gebühren und Differenzen prüfen
Eine Differenz ist nicht automatisch eine Gebühr. Auch fehlende Belege, Rückzahlungen oder Korrekturen können sie verursachen.
Gilt für eine Gebührenrechnung Reverse Charge, erfassen Sie einen entsprechenden Ausgabenbeleg, etwa mit der Kategorie „Fremdleistungen §13b“. Die pauschale Verbuchung über einen Gebühren-Differenzgrund passt dann nicht. Stimmen Sie die Umsatzsteuerbehandlung mit Ihrer Steuerberatung ab. [2]
Beispiel: 119 Euro bezahlt, 117 Euro ausgezahlt
| Vorgang | Betrag |
|---|---|
| Zahlung zur Kundenrechnung | 119,00 € |
| Angenommene Mollie-Gebühr | −2,00 € |
| Auszahlung auf das Bankkonto | 117,00 € |
Die Rechnung über 119 Euro und die Kosten von 2 Euro bleiben getrennte Vorgänge. Die 117 Euro sind kein zusätzlicher Verkauf. Das Beispiel zeigt keine steuerliche Aufteilung der Gebühr.
CSV-Import und Schnittstelle: Was ist zu beachten?
Lexware Office kann Umsätze aus passenden CSV-Dateien übernehmen. Die Spalten müssen zur erwarteten Struktur passen; ein PDF-Bericht ist kein gleichwertiger Umsatzimport. Beim CSV-Import findet keine automatische Dublettenprüfung statt. [3]
Importieren Sie daher nur fehlende Daten und prüfen Sie Zeitraum, Vorzeichen und Referenzen. Ein DATEV-Export lässt sich nicht als fremder Buchungsstapel direkt in Lexware Office einlesen. [4]
Eine API-basierte Integration oder Schnittstelle kann einzelne Arbeitsschritte automatisieren. Daraus folgt jedoch nicht, dass Rechnungen, Gebührenbelege und sämtliche Zahlungsdaten immer vollständig übernommen werden. Ein automatischer Belegabruf ist von einer Zahlungsanbindung zu unterscheiden.
Häufige Fragen zu Mollie und Lexware Office
Was macht Mollie und wie funktioniert eine Zahlung?
Mollie wickelt Kundenzahlungen ab, beispielsweise per Kreditkarte. Verfügbares Guthaben wird entsprechend dem Auszahlungsplan auf Ihr Bankkonto überwiesen. Lexware Office dient dazu, die Geschäftsvorfälle mit Rechnungen und Belegen buchhalterisch abzubilden.
Was kostet Mollie?
Die Gebühren hängen unter anderem von Zahlungsart und Vertragskonditionen ab. Verbindlich sind Ihre Vereinbarung und die aktuelle Mollie-Preisübersicht. Für die Buchung verwenden Sie die tatsächliche Gebührenrechnung, keine Beispielgebühr aus einem Ratgeber.
Muss ich die Auszahlung als Geldtransit buchen?
Nur wenn Mollie als eigenes Konto in Lexware Office geführt wird, ist die Auszahlung eine Umbuchung zwischen eigenen Konten. Ohne dieses Konto ordnen Sie dem Bankumsatz die zugehörigen Belege zu. Vermischen Sie beide Abläufe nicht. [2]
Fazit: Erst Belege prüfen, dann Zahlungen abgleichen
Entscheidend sind vollständige Belege und eine nachvollziehbare Aufteilung der Mollie-Auszahlung. Kontrollieren Sie Gebühren, Rückerstattungen und mögliche Doppelimporte, bevor Sie die Zuordnung abschließen.
Weitere Mollie-Ratgeber
Lesen Sie auch, wie Sie Mollie-Zahlungen in DATEV verbuchen und Mollie mit sevdesk buchhalterisch abstimmen.
Quellen
- Mollie: Salden, Transaktionen und Auszahlungen exportieren.
- Lexware Office: Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern verbuchen.
- Lexware Office: Umsätze per CSV-Datei importieren.
- Lexware Office: Daten und Buchungsdaten importieren.